Комплексный подход KYOCERA к управлению печатью и документооборотом

Еще в первые годы нынешнего столетия стало очевидно, что вектор развития сегмента печатающих устройств начал смещаться от разработки производства принтеров и МФУ как таковых к созданию комплексных решений в области хранения, печати и распространения документов, а также централизованного управления офисным документооборотом, которые получили общее название Managed Document Services (MDS).

В настоящее время все крупнейшие производители печатающего оборудования имеют в своем портфолио подобные решения и прилагают значительные усилия по их продвижению на рынке. Компания KYOCERA Document Solutions не является исключением и наряду с широкой линейкой печатающих устройств предлагает своим клиентам полный спектр собственных решений для организации электронного документооборота и построения эффективной системы управления печатью.

Одной из важных особенностей MDS является гибкость. Внедрение такой системы позволяет заказчику получить в свое распоряжение удобный инструмент управления документооборотом, который можно легко адаптировать к реальным потребностям и специфике бизнеса. Благодаря оптимизации парка печатающего оборудования, прозрачной системе автоматизированного учета расходов и разграничения прав доступа пользователей к тем или иным устройствам достигается заметный экономический эффект: сокращаются расходы на печать, техническое обслуживание и администрирование.

Еще одним важным преимуществом MDS является проактивное управление инфраструктурой. Если говорить более простым языком, появляется возможность своевременно выявлять потенциальные причины возникновения неполадок и в большинстве случаев устранять их еще до того, как произойдет сбой в работе устройства.

Благодаря наличию линейки лицензируемых программных продуктов, которые были разработаны и оптимизированы с учетом характеристик и особенностей печатающих устройств, компания KYOCERA в настоящее время занимает лидирующие позиции среди производителей, предоставляющих своим клиентам услуги по созданию MDS.

В портфолио KYOCERA представлены современные программные инструменты для выполнения самых разных задач: печати, сканирования и отправки документов, хранения информации и защиты данных от несанкционированного доступа, удаленного мониторинга работы оборудования, разграничения прав доступа пользователей и др.

KYOCERA KX Driver

Одним из элементов фирменной системы MDS компании KYOCERA является универсальный драйвер печати. В отличие от большинства производителей принтеров и МФУ, выпускающих специальные драйверы для каждой линейки устройств, компания KYOCERA с 2012 года предлагает владельцам своей продукции унифицированный драйвер KX Driver. Он совместим с большинством принтеров и МФУ KYOCERA — будь то новейшие модели или аппараты, выпуск которых уже прекращен. Таким образом, пользователям не нужно искать подходящий драйвер или обновлять его покупке нового устройства.

В 2016 году вышел KX Driver версии 7.0, который совместим более чем с 300 моделями принтеров и МФУ KYOCERA. Пользовательский интерфейс драйвера автоматически меняется в зависимости от того, какие устройства подключены в данный момент. Кроме того, разработчики постарались сделать структуру графического интерфейса KX Driver 7.0 максимально похожей на встроенное меню настроек принтеров и МФУ KYOCERA, оборудованных сенсорными дисплеями. Это позволяет пользователям максимально быстро осваивать работу с новыми устройствами.

Программная платформа HyPAS

С целью обеспечения максимальной гибкости и возможности наилучшим образом адаптировать печатающие устройства к потребностям предприятия или подразделения, в котором они эксплуатируются, компания KYOCERA разработала на базе технологий Java и Web Service собственную программную платформу под названием Hybrid Platform for Advanced Solutions (HyPAS).

Данное решение реализовано во многих моделях МФУ KYOCERA, оборудованных панелью управления с цветным сенсорным экраном. Оно позволяет осуществлять индивидуальную настройку имеющихся устройств, а также расширять базовый набор функций путем загрузки и установки дополнительных приложений. Рассмотрим вкратце некоторых из них.

Система ScannerVision предназначена для упрощения сканирования, доставки, обработки и хранения различных документов. Главная особенность данного решения — организация маршрутизации файлов с использованием метаданных, прописанных в тэгах. Кроме того, реализованы функции распознавания форм и считывания штрих-кодов.

Приложение QuickPrint позволяет распечатывать типовые документы (бланки, анкеты, сертификаты и пр.) из централизованного сетевого хранилища, в которое их помещает администратор.

Система PinPoint Scan для сканирования документов состоит из двух компонентов: приложения HyPAS и утилиты, устанавливаемой на клиентский ПК, работающий под управлением Windows или MacOS. Чтобы начать работу, сотруднику необходимо ввести свой персональный PIN-код на панели управления МФУ. После этого появляется возможность отсканировать документ и выбрать один из вариантов дальнейшего использования полученного файла: сохранение в выбранной папке или в облачном хранилище, отправка по электронной почте и т.д.

Приложение Print&Follow позволяет создать централизованную систему печати, объединяющую до пяти МФУ KYOCERA серий TASKalfa или ECOSYS формата A3, без использования специального сервера. Роль последнего выполняет одно из устройств: именно оно формирует очередь печати и на его встроенном накопителе хранятся отправленные задания. Пользователь может отправить документ на печать со своего компьютера и затем вывести его на любом аппарате. Для этого достаточно выполнить процедуру авторизации, введя персональный PIN-код или пароль либо приложив свою смарт-карту к считывающему устройству.

KYOCERA Net Manager

По мере увеличения парка печатающего оборудования становятся всё более актуальными вопросы обеспечения информационной безопасности, оптимизации затрат на печать, а также организации централизованного мониторинга и управления. Кроме того, сейчас многие сотрудники пользуются смартфонами и планшетами, и испытывают необходимость в отправке документов на печать с мобильных устройств и получении отсканированных изображений.

Для решения перечисленных проблем предназначено ПО KYOCERA Net Manager. С его помощью можно создать единую сеть электронного документооборота компании даже в том случае, если подразделения расположены в разных городах и странах. При этом обеспечивается возможность централизованного управления с полным контролем над информацией, а также использования единой политики безопасности.

Один из ключевых компонентов данного решения — механизм авторизации пользователей при помощи персональных бесконтактных смарт-карт или путем ввода PIN-кода на панели управления МФУ. Функции печати, сканирования и копирования документов доступны только авторизованным пользователям. Благодаря этому обеспечивается защита от несанкционированного доступа к внутренней информации, а также возможность сбора статистики и генерации отчетов по использованию оборудования для того, чтобы оптимизировать затраты на печать. При необходимости можно ограничить цветную печать для определенных групп пользователей или приложений.

Функция FollowMe позволяет вывести отправленный на печать документ именно на том устройстве, на котором в данный момент авторизован пользователь. Таким образом минимизируются затраты рабочего времени (сотруднику нужно только дойти до ближайшего принтера или МФУ) и исключается возможность попадания документов в руки посторонних.

Чтобы распечатать документ с мобильного устройства, достаточно отправить нужный файл по электронной почте на адрес сервера KYOCERA Net Manager. Установив мобильное приложение KYOCERA Mobile print, пользователь получает расширенные возможности по сканированию и печати. Реализована поддержка документов форматов PDF, TXT и XPS, а также графических файлов JPEG и TIFF.

Серверное приложение KYOCERA Net Admin обеспечивает возможность централизованного мониторинга и управления печатающими устройствами. В частности, реализованы функции дистанционного обновления прошивки и изменения настроек принтеров и МФУ; загрузки и установки дополнительных приложений HyPAS; получения оповещений о неполадках, необходимости технического обслуживания и замены расходных материалов и т.д. Работа с KYOCERA Net Admin осуществляется через удобный веб-интерфейс.

KYOCERA Capture Manager

В последнее время много говорят и пишут о цифровой трансформации бизнеса. Программный продукт KYOCERA Capture Manager (KCM) позволит осуществить эту трансформацию на практике благодаря упрощению и повышению эффективности процессов ввода, обработки и распространения информации.

Сейчас сотрудникам большинства компаний приходится иметь дело с потоком разнородных документов, поступающих как в цифровом, так и бумажном виде (накладные, счета, ведомости и пр.). В свою очередь, цифровые документы представлены в различных форматах: это могут быть электронные письма, текстовые сообщения, файлы PDF или DOC, отсканированные изображения различных бумаг и пр.

KCM позволяет обрабатывать входящие документы, извлекать из них полезную информацию, идентифицировать ее и при необходимости преобразовывать в нужный формат для взаимодействия с другими программными продуктами — например, системами ERP, бухгалтерского учета и т.д. Иными словами, KCM обеспечивает преобразование разнородной входящей документации в структурированные данные.

KCM способна извлекать информацию из файлов, мобильных приложений, веб-браузеров, клиентов электронной почты и отсканированных изображений бумажных документов. В зависимости от заданных в настройках правил обработанные документы могут быть сохранены в локальной или сетевой папке, в облачном хранилище или внесены в базу данных.

На тот случай, если в процессе распознавания текста с отсканированных документов возникнут ошибки, система сохраняет исходное растровое изображение. Таким образом сотрудник, использующий такой документ, при возникновении сомнений может ознакомиться с оригиналом и внести соответствующие правки в цифровую копию.

Автоматизированное структурирование данных позволяет значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на обработку документов, и таким образом повысить эффективность их работы: найти нужную информацию теперь можно без утомительного просмотра множества бумаг. Кроме того, KCM направляет полученную информацию именно тем сотрудникам, которым она предназначена, что позволяет быстрее реагировать на поступающие запросы.